管理体系认证程序

认证程序

1．  认证申请的基本条件

1.1  申请认证的组织具有法律地位；

1.2  已按认证标准建立了保障体系，保障体系已运行三个月以上；

1.3  一年内未发生过重大产品质量事故、重大环境污染事故和重大安全事故，以及与认证领域相关的行政处罚。

2．   认证前的活动

2.1  申请

a)  申请方可以书面形式，也可以通过面谈或以电话、传真联系的方式向中赣查询有关认证事项和提出认证申请。

b)  中赣通过公司网站或书面形式向申请方提供《公开文件》。

2.2  申请组织需提交以下资料：

2.2.1 通用申请资料

a)  认证申请书，包括申请组织的生产经营或服务活动等情况的说明。

b)  法律地位的证明文件（包括：企业营业执照、事业单位法人证书、社会团体登记证书、非企业法人登记证书、党政机关设立文件等）的复印件。若质量管理体系覆盖多场所活动，应附每一个场所的法律地位证明文件的复印件（适用时）。

c)  认证领域覆盖的活动所涉及法律法规要求的行政许可证明、资质证书、强制性认证证书等的复印件。

d)  多场所活动、活动分包情况。

e） 认证领域要求的文件及必要的程序文件。

f） 认证领域覆盖的产品或服务的标准清单。

g） 认证领域已有效运行3个月以上的证明材料。

h）其他

2.3  申请评审：

2.3.1 对接收的申请书和申请资料进行评审；

2.3.2 经申请评审符合要求后，由相关部门正式受理认证申请，评审符合受理要求后代表中赣与其签署《认证合同》。

2.3.3 经评审不符合受理要求，不予受理认证申请时，及时通知申请方并说明不受理的原因。

2.4. 审核方案

2.4.1 由中赣相关部门制定审核方案，大部分情况下，初次认证审核方案包括两阶段初次审核（或文件审核+现场审核）、认证决定之后的第一年与第二年的监督审核和第三年在认证到期前进行的再认证审核。第一个三年的认证周期从初次认证决定算起。以后的周期从再认证决定算起。

2.4.2 初次认证后的第一次监督审核在认证决定日期起12个月内进行。第二次监督审核与第一次监督审核间隔时间不得超过15个月。

2.5  确定审核时间。中赣根据申请组织的认证领域情况的确定审核所需的时间天数。

2.6  策划审核

2.6.1 选择和指派审核组：中赣相关部门根据申请方的认证范围选择有能力的审核人员组成审核组。

2.6.2 制定审核计划：由审核组长根据审核委托书编制审核计划，并根据审核计划进行现场审核。

3．   初次认证审核

通常情况下，初次审核分两个阶段实施：第一阶段和第二阶段（或文件审核+现场审核）。

3.1  一阶段

3.1.1 进行第一阶段现场审核的项目包括，质量管理体系的建筑施工项目、食品生产加工项目、道路运输项目等；环境管理体系和职业健康安全管理体系初次审核需策划一阶段现场审核。

3.1.2 除上述项目的其他项目，是否需要进行一阶段现场审核需视项目的风险情况确定。

3.2  第二阶段审核在组织的现场进行。

3.3  给出初次认证的审核结论。

4．   现场审核

4.1  召开首次会议

4.1.1 审核组与受审核组织的管理层、接受审核的部门负责人及其他相关人员召开正式的首次会议。

4.1.2 首次会议由审核组长主持，会议目的是简要解释将如何进行审核活动。

4.2  审核中的沟通

4.2.1 在审核中，审核组长应将审核进程及任何关注内容告知组织。

4.2.2 当审核证据显示审核目的无法继续进行，或显示存在紧急和重大的风险时，审核组长将这一情况向组织报告，可能引起重新确认或修改审核计划，改变审核目的或审核范围，或者终止审核。

4.3  审核方式：

a)  面谈；

b)  对过程和活动进行观察；

c)  审查文件和记录。

4.4  审核结论：审核组完成审核后，准备审核结论。末次会议前，审核组与组织之间关于审核发现或审核结论进行交流沟通，意见应得到讨论并尽可能解决分歧。未解决的分歧予以记录并提交中赣。

4.5  召开末次会议

4.5.1 审核组与受审核组织的管理层、接受审核的部门负责人、陪同人员及其他相关人员召开正式的末次会议。

4.5.2 末次会议由审核组长主持；

4.5.3 会议目的是提出审核结论，包括关于认证的推荐性意见。

4.5.4 组织有机会提出问题。审核组与组织之间关于审核发现或结论的任何分歧意见将得到讨论并尽可能予以解决。

4.6  审核报告

4.6.1 中赣将每次审核的审核报告提供给认证申请方。中赣享有审核报告的所有权。

4.7  不符合的原因分析

    受审核组织应就不符合开展原因分析，并针对原因采取相应的纠正和纠正措施。

4.8  纠正和纠正措施的有效性

4.8.1 中赣将审查组织提交的纠正、所确定的原因和纠正措施，以确定其是否可被接受。

4.8.2 中赣将验证所采取的任何纠正和纠正措施的有效性。验证组织提供支持的证据。

4.8.3 中赣将审查和验证的结果告知组织。告知验证的方式：

a)  提供或补充提供文件化的证据，达到符合验证的要求；

b)  必要时，将补充一次全面的或部分的审核，已达到验证的要求；

c)  需要时，将到组织现场进行验证。

5．   认证决定

5.1  中赣根据现场审核情况，做出授予或拒绝认证、扩大或缩小认证范围、更新、暂停或恢复或撤销认证的决定；

5.2  如果组织不能在第二阶段结束后6个月内，提供对不符合有效的纠正和纠正措施，中赣将重新实施第二阶段审核；

5.3  当组织是从另一个认证机构转来时，中赣将按照初次认证对认证申请进行策划，符合初次认证的要求后，按照初次认证做出认证决定。

6．   保持认证

6.1  监督审核

监督审核在获证组织的现场进行审核。

6.2  再认证

6.2.1 中赣对获证组织的管理体系进行策划并实施再认证审核，以评价获证组织是否持续满足相关管理体系标准或其他规范性文件的所有要求。

6.2.2 再认证将在获证组织的认证证书到期前3个月策划和实施再认证，以便认证能在到期前及时更新，以确保认证证书持续有效。

6.2.3 再认证一般不安排一阶段现场审核，当获证组织的管理体系、组织机构或管理体系的运作环境（如法律的变更）有重大变更时，再认证活动可能安排第一阶段现场审核。

6.2.5 再认证审核是在获证组织现场进行的现场审核。

6.2.6 如果在当前认证证书的终止日期前成功完成了再认证的现场审核和不符合纠正验证活动，新认证证书的终止日期可以基于当前认证证书的终止日期。新证书上的颁证日期为再认证决定日期。

6.2.7 如果在认证证书终止日期前，获证组织未能向中赣提出再认证申请，或获证组织提出了再认证申请并完成了现场审核，但获证组织未提交不符合纠正和纠正措施，无法验证纠正措施的有效性，则中赣不予推荐再认证，当前认证证书到期自动失效。

6.2.8 在认证证书到期后，如果获证组织在6个月内提出再认证申请，由中赣完成了现场审核，获证组织完成了不符合纠正，并且，中赣在6个月内完成了不符合纠正措施的有效性验证，则可以恢复认证。否则，中赣将安排进行一次第二阶段才能之后，恢复认证。证书的生效日期为再认证决定日期，终止日期则基于上一个认证周期。或视同初审，认证证书生效日期为认证决定日期，有效期三年。

7．   特殊审核

7.1  扩大认证范围

a)  获证组织申请扩大认证范围时，中赣将对扩大认证范围的申请进行评审；

b)  扩大认证范围审核可结合监督审核进行，也可以专项进行扩大认证范围审核。结合监督审核进行时，同监督审核一同做出认证决定。

7.2  提前较短时间通知的审核

a)  为调查投诉、对变更做出回应可能安排提前较短时间通知的审核；

b)  对被暂停的组织进行追踪或对获证组织进行确认审核，可能安排提前较短时间通知的审核或不通知获证组织就对其进行审核。